Att ladda upp betalningar via fil är ett effektivt sätt att masshantera inbetalningar utan manuell registrering. Funktionen säkerställer att hela kassaflödeskedjan hålls spårbar, standardiserad och kvalitetssäkrad – precis som man vill ha det i en modern förvaltningsprocess.
OBS: För att använda funktionen måste integrationen Swedish Banks- Payment file Uploading vara aktiverad för bolaget. Om den inte är aktiv kommer uppladdningen inte vara tillgänglig.
Så fungerar uppladdningen
Funktionen finns under Hyra & Fakturering → Inbetalningar. I det övre högra hörnet ser du knappen “Ladda upp betalfil”.
När du öppnar modalen får du tre val:
1. Bolag
Välj det bolag som betalningarna ska kopplas till.
Det är kritiskt att filen matchar det valda bolaget – annars riskerar du valideringsfel.
2. Kräv att alla betalningar i filen är giltiga
Markeras denna ruta måste samtliga inläsningar i filen passera valideringen.
Minsta fel → hela uppladdningen stoppas.
Det här valet passar organisationer som arbetar med strikt filkontroll och vill undvika delregistreringar.
3. Ladda upp betalfilen
Du kan dra och släppa filen eller klicka för att välja den.
När filen laddas upp:
Systemet läser in raderna.
Validerar datum, belopp, OCR, koppling mot avi.
Skapar betalningar med status ”Nyttjad, systemmatchad” eller flaggar rader som behöver hanteras manuellt.
Efter uppladdningen
När filen behandlats dyker betalningarna upp i betalningslistan.
Typiska utfall:
Nyttjad, systemmatchad – allt matchade korrekt mot avi.
Nyttjad, manuell – kräver manuell koppling.
Ej hanterad / Ej matchad – kontrollera OCR, belopp eller betalningsdatum.
Du kan därefter klicka in på varje rad för att finjustera, matcha om eller radera vid behov.
Rekommenderad arbetsprocess (best practice)
För maximal stabilitet:
Säkerställ att integrationen Swedish Banks- Payment file Uploading är aktiv innan första filkörningen.
Kör uppladdningen bolag för bolag.
Använd valideringsrutan om ni har nolltolerans mot delvis lyckade importer.
Efter uppladdning: filtrera på status ≠ Nyttjad för att snabbt fånga upp avvikelser.
Stäm av mot bankfil eller huvudbok vid större batcher.