Vad är antal månader?
Fältet "Antal månader som man kan avisera för i systemet" på Aviseringsinställningar kontrollerar hur många månader in i framtiden systemet tillåter att aviseringsdokument genereras.
Detta är en säkerhetsmekanism för att förhindra oavsiktlig generation av aviseringsdokument för alltför långt in i framtiden, vilket skulle kunna leda till datafel eller felaktiga debiteringar.
Syfte och betydelse
Denna inställning tjäna viktiga syften:
Minskar risken för mänskliga fel: Förhindrar att någon av misstag genererar aviseringar för 12 månader i förväg
Stöder korrekt avtalsplanering: Många avtal uppdateras eller avslutas regelbundet, så det är vettigt att inte generera för alltför långt fram
Typiska inställningsvärden
Inställning | Användningsfall | Fördelar och nackdelar |
1 månad | Mycket restriktiv, bara nästa månad | Högsta säkerhet, men mindre flexibilitet |
2-3 månader | Standard för de flesta fastigheter | Balans mellan säkerhet och planeringsflexibilitet |
6 månader | Halvårsavtal eller kvartalsvisa debiteringar | Möjliggör längre planeringshorisont |
12+ månader | Årsavtal med fast debiteringar | Nödvändigt för årlig fakturering, men kräver noggrannhet |
Hur det samverkar med "Dag i månad för generering":
Inställningen "Antal månader som man kan avisera för i systemet" arbetar tillsammans med "Dag i månad för generering":
Exempel: Om det är den 15:e mars och:
Dag i månad för generering = 15
Antal månader som man kan avisera för i systemet = 2
...då kan du generera aviseringar för april och maj (två månader framåt). Du kan INTE generera för juni eller senare.
Med andra ord: räknar systemet från "idag" och låter dig gå framåt så många månader som inställningen anger.
Speciellt viktigt för kvartalsvisa och årliga aviseringar
Om du har kvartalsvisa debiteringar (var tredje månad):
Du måste sätta "Antal månader som man kan avisera för i systemet" till minst 3
Annars kan du inte generera nästa kvarts aviseringar
Om du har årliga debiteringar (varje 12:e månad):
Måste du sätta "Antal månader som man kan avisera för i systemet" till minst 12
Utan detta kan du inte generera nästa års aviseringar över huvud taget
Vanligt problem: "Kan inte generera nästa period"
Exempel: Användare försöker generera aviseringar för nästa kvartal men får felmeddelande att det inte är tillåtet.
Orsak: "Antal månader som man kan avisera för i systemet" är satt till ett lägre värde än antalet månader som behövs.
Lösning: Öka "Antal månader som man kan avisera för i systemet" till minst antalet månader som din debiteringscykel kräver.
Konfiguration och bästa praxis
Steg för att kontrollera eller uppdatera inställningen:
Gå till Objektsdatabas → Avtalsaviseringsinställningar
Öppna den berörda inställningen
Hitta fältet "Antal månader som man kan avisera för i systemet"
Jämför värdet med din faktiska debiteringscykel (månadlig, kvartalsvis, årlig etc.)
Öka vid behov till ett värde som är större än eller lika med din cykellängd
Spara inställningen
Rekommendationer:
Lägg inställningen något högre än nödvändigt — till exempel 13-14 för årliga aviseringar istället för exakt 12
Detta ger små buffert för olika datum och tidsomräkningar
Gör det enkelt att generera i förväg utan att behöva ändra inställningen varje gång