I modulen Dokument och på dokumentfliken på ett objekt eller avtal kan du ladda upp filer i vilket format som helst — PDF, bildfiler, kalkylblad och annat. Ett dokument kan vara ett avtal, en överenskommelse, en bild eller annan information som du vill spara i systemet.
Dokument i Pigello har ingen egen kostnad, tid eller part kopplat till sig, vilket innebär att de inte har någon juridisk bindning mellan parterna i systemet. De fungerar i stället som kompletterande material för att samla och strukturera viktig information.
Uppladdade dokument kan kopplas på flera olika nivåer i systemet – från bolagsnivå, hela vägen ner till enskilda hyresgäster eller medlemmar. För att underlätta översikten kan du även bygga en egen mappstruktur och organisera dokumenten på ett sätt som passar din förvaltning. Tre saker är värda att känna till innan du börjar: ett mappnamn måste vara minst 3 tecken och högst 255, frågan om mappen innehåller personuppgifter är obligatorisk varje gång du skapar en mapp, och en mapp kan inte flyttas till ett annat objekt i efterhand. En mapp kan däremot flyttas under en annan mapp på samma objekt. Har mappen filer eller undermappar går däremot delningen inte att ändra.
Knapparna för uppladdning och mappar kan saknas
Menyposten Dokument visas bara om du får se både filer och mappar. För att kunna ladda upp en fil eller skapa en mapp behöver din behörighetsgrupp dessutom få skapa delningar av filer och mappar — saknas den rätten visas varken Ladda upp en fil eller Skapa ny mapp, utan att något förklarar varför. Ser du inte knapparna är det behörighetsgruppen som behöver ändras, och det gör en administratör hos er.
Genom att samla dokumenten direkt i Pigello blir det enklare att hålla ordning, minska risken för borttappad information och alltid ha rätt material nära till hands
Dokument och signeringsbara dokument är två olika saker
Ordet dokument betyder två saker i Pigello. Det ena är den fil du laddar upp på dokumentfliken, som den här artikeln handlar om, och som inte binder parterna juridiskt. Det andra är ett signeringsbart dokument, alltså en mall som skickas för e-signering — det är där den juridiska bindningen finns.
För ett signeringsbart dokument gäller andra regler. Filen måste vara en PDF eller en Word-fil (.docx), och dokumentet kan bara kopplas till ett uthyrningsbart objekt, ett avtal, en uppsägning, en renoveringsnotering, ett besiktningsärende eller en andrahandskoppling — inte direkt till en fastighet, en byggnad eller en hyresgäst. Ska ni signera något gör ni det alltså inte från dokumentfliken.